Как организовать УСПЕШНОЕ деловое совещание?

Плюсы и минусы деловых совещаний.
Некоторые из нас имели возможность побывать на совещаниях в разных компаниях, и все приходят к выводу, что все они проходят по-разному. Что делает одни совещания катастрофически бесполезными и скучными, а другие, буквально, превращаются в произведение искусства корпоративной работы?

Если Вы замечаете, что на производственных совещаниях Ваши сотрудники откровенно скучают и даже засыпают, обмениваются записками и украдкой печатают sms-сообщения, значит Ваше совещание можно считать абсолютно проваленным.
Не стоит первым делом винить подчиненных в низкой заинтересованности рабочим процессом или отметать саму мысль о последующих совещаниях, как о пустой трате времени. Возможно, Вам стоит пересмотреть свой подход к проведению деловых встреч с сотрудниками и несколько реорганизовать процесс?

8 способов сделать совещание продуктивным.

1. Будьте подготовленным.
Совещание — это тоже часть рабочего процесса, и чем лучше Вы к нему готовы — тем эффективнее результат. Вы должны быть отлично информированны.
2. Составьте план совещания и раздайте его сотрудникам до его проведения.
Это может быть список тем, которые Вы хотите осветить за время собрания, который позволит участникам собрания подготовиться и обдумать некоторые темы. Это позволит избежать затяжных пауз и пустой траты времени на совещании. Так же, список наглядно демонстрирует, к чему вся компания в конечном итоге стремиться, и какие цели, возможно, будут поставлены перед ними.
3. Начинайте и заканчивайте вовремя.
Хорошо, если в день проведения совещания большей части персонала попросту нечего делать, кроме как обсуждать работу на встрече с руководством. Но, как показывает опыт, таких дней, в принципе, не существует.
Каждый страдает от постоянной нехватки времени на работе. В современных компаниях у сотрудников целый ворох работы и он неизбежно увеличивается. Поэтому Вам следует огласить точное время начала и окончания проведения совещания и (что особенно важно) уложиться в него.
4. Пусть совещания будут редкими, но лучшими.
Собирайте сотрудников только тогда, когда это совершенно необходимо. Перед тем, как принять решение о проведении совещания, задайтесь вопросом: «А какие цели я преследую? Поможет ли корпоративное обсуждение их достигнуть? Есть ли еще способы получить желаемый результат». Иногда собеседование с одним или двумя сотрудниками «с глазу на глаз» или электронная переписка могут стать лучшим решением. Можете быть уверены, с уменьшением частоты совещаний увеличится их качество.
5. Больше включайте, меньше исключайте.
Совещания настолько же хороши, насколько хороши идеи оглашаемые сотрудниками. Не забывайте, что интересные мысли, касательно рабочего процесса могут прийти не только Вам в голову. Поэтому включайте в повестку деловой встречи не только свои идеи. Это поднимет ваш авторитет, позволит сотрудникам почувствовать свою важность и нужность компании.
6. Удерживайте курс.
Если Вы видите, что в ходе обсуждения рабочих вопросов разговор уходит «не в то русло» и вместо дел люди (а может быть и Вы вместе с ними) начинают обсуждать последние новости, футбольный матч и личные проблемы одного из сотрудников — необходимо срочно вернуться к непосредственной причине совещания, то есть к темам указанным в списке. Сосредоточьтесь на работе и сосредоточьте на ней остальных.
7. Фиксируйте все полезные предложения и выводы.
Не стоит надеяться, что кто-то из сотрудников лучше Вас сможет зафиксировать всю полезную информацию, полученную в процессе совещания. Так же не рассчитывайте на свою феноменальную память, какой бы хорошей она не была, в самый неподходящий момент, она подведет. Поэтому записывайте все, что сочтете полезным и в процессе обсуждения, и сразу по его окончании. Только так можно будет впоследствии сформировать актуальные цели, а результаты деловой встречи с сотрудниками принесут желаемый эффект и не будут попросту потеряны.
8. Слушайте пожелания.
На каждом совещании должно быть время, которое позволит сотрудникам поделиться своими впечатлениями о мероприятии. Спросите их, не было ли оно слишком длинным? Как бы они оптимизировали (ускорили, улучшили) процесс? Были ли те, кто не подготовился к совещанию? Было ли что-то непонятно?
Используя советы сотрудников, Вы сможете сделать следующее совещание еще более продуктивным.
Говоря о впечатлениях, можно немного отдохнуть и общаться не так формально, как это было в процессе самой встречи.